Provocare

În lumea comerțului online, magazinele care oferă opțiunea de plată "Ramburs" se confruntă adesea cu o sarcină care pare simplă, dar poate deveni si o provocare semnificativă: marcarea manuală a plăților ramburs. 

Această activitate aparent banală poate avea un impact semnificativ asupra eficienței și performanței în afaceri.

Marcarea plăților ramburs presupune ca responsabilul desemnat cu verificarea incasarilor să verifice fiecare comandă individual și să actualizeze statusul plății în funcție de confirmarea primirii banilor de la curier. Pentru o dubla verificare aceasta operatiune se face atat in:

• Shopify - la nivel de comanda

• Platforma serviciului de facturare - la nivel de factura.

Acest proces poate avea unele dezavantaje semnificative:

1. Consum de timp și resurse: Marcarea manuală a plăților ramburs necesită o investiție de timp, mai ales pentru magazinele online cu volume mari de comenzi. 

2. Potențiale erori umane: Procesul manual implică riscul de a face greșeli umane în marcarea comenzilor și facturilor. Aceste erori pot duce la confuzii în gestionarea contabilității și la neînțelegeri cu clienții.

3. Erori în raportarea financiară: În cazul în care actualizarea statusului comenzilor și facturilor este întârziată, contabilul poate întâmpina dificultăți în înregistrarea corectă a tranzacțiilor în contabilitate. Aceasta poate duce la erori în rapoartele financiare și în evaluarea situației financiare a afacerii.

4. Dificultăți în Conciliere: Contabilul poate întâmpina dificultăți în reconcilierea plăților ramburs cu înregistrările din sistem. Acest lucru poate necesita eforturi suplimentare pentru a clarifica situația și pentru a ajunge la un bilanț precis.

Solutia xConnector

xConnector se adapteaza usor la provocarile din e-commerce asadar, vine in intampinarea magazinelor online cu o solutie de automatizare in acest sens si anume: importul borderourilor cu rambursuri primit de la curieri prin care se marcheaza automat comanda ca fiind Platita (Paid) si factura ca fiind Incasata. 

Cum functioneaza?

1. Periodic curierul trimite borderoul cu incasarile ramburs (fisier in format .xls)

2. Odata primit pe email, acesta se forward-eaza la o adresa unica (creata de xConnector pentru fiecare magazin in parte si pentru fiecare curier)

3. Odata trimis borderoul la adresa unica de import, se face matching intre:

• awb-urile din fisierul curierului si comenzile din Shopify

• awb-urile din fisierul curierului si facturile din platforma serviciului de facturare

Acolo unde exista o corespondenta, se vor marca automat 

• comenzile ca fiind Platita (Paid) in Shopify

• facturile ca fiind Incasate in platforma serviciului de facturare

4. Dupa ce s-a efectuat importul, se trimite automat un raport prin care se confirma daca importul a avut sau nu loc cu succes iar actualizarea statusului platii se face in 5-15 minute. 

Daca in urma importului o comanda/factura nu sunt marcate ca fiind Platita/Incasata - inseamna ca nu a fost regasite in fisierul trimis de catre curier, deci nu a fost incasata. 

5. La sfarsit de luna (sau periodic in functie de activitatea si volumul magazinului) se verifica comenzile si facturile neincasate, urmand sa identificati de ce au ramas comenzi ca fiind Neplatite (Unpaid), respectiv Neincasate. 

Mai multe detalii despre setari gasiti aici.

Share your thought!

Tu ce alte provocari ai intampinat in procesul de verificare incasari si cum ar putea sa te ajute xConnector?

Scrie-ne pe chat sau la adresa support@xconnector.app

Contact 

Feel free to contact us if you need any further information:

Chat: click on the blue chat icon (bottom-right)

E-mail: support@xconnector.app

Phone: +4 0373 747 991