CONTINUT:

• Conectarea unui serviciu de facturare

• Generarea la cerere a facturii
  • Generare factura 
  • Generare factura simultan cu AWB
  • Generare multipla de facturi - BULK 
  • Generare multipla de facturi simultan cu AWB-uri - BULK

• Generarea automata a facturii
  • Generare factura pentru comanda noua
  • Generare factura la incasare ramburs (pe baza de Import de borderou)
  • Generare factura cand coletul este livrat (pe baza de Tracking)

• Trimitere factura pe email

Conectarea unui serviciu de facturare

Ca sa conectezi un serviciu de facturare trebuie sa accesezi:

xConnector > Profile > Connected services > Connect a new service > Connect a invoice service > Select a service

1. Completeaza datele de conectare 

2. Click pe butonul Connect 

3. Completeaza datele din tab-ul Invoice preferences 

4. Click pe Save 

Inainte de a genera facturi trebuie sa te asiguri ca ai toate setarile corecte si complete:

• serviciul de facturare este conectat cu succes?

• userul primit de serviciul de facturare si cu care te conectezi este activ in API?

• API token-ul (daca se cere) este activ?

• abonamentul pentru serviciul de facturare este activ?

• ai completat corect si complet campurile de la Invoice preferences?

Daca unul sau mai multe raspunsuri pentru intrebarile de mai sus este ‘Nu’ atunci vei primi eroare la testarea conexiunii si/sau la salvarea facturii.

Gasesti aici lista erorilor si solutiile pentru acestea: Errors and solutions 

Pentru a genera facturi exista mai multe optiuni si le poti gasi descrise mai jos. 

Exista doua mari modalitati fiecare avand mai multe optiuni. 

1. generare factura la cerere: se apasa pe buton de generare

2. generare factura automat: se genereaza automat fara sa se mai apese niciun buton

In functie de fluxul tau de business ai 4 optiuni de generare la cerere a facturii:

• Generare factura 

Pentru a genera o factura pentru o comanda trebuie sa apasati butonul Create invoice din dreptul comenzii (situat in partea dreapta a ecranului pe linia comenzii) 

Se va deschide o fereastra cu 4 tab-uri care sunt deja completate cu date default. Pe masura ce le parcurgI prin butonul Next puteti face modificari (daca este cazul):

Tab 1: Billing 

Tab 2: Customer 

Tab 3: Products

Tab 4: Observation

Click pe butonul Finish pentru a salva factura.

Odata salvata, se activeaza si butonul Print invoice.

• Generare factura simultan cu AWB

Pentru a genera o factura in acelasi timp cu un AWB trebuie sa apasati butonul Create shipment din dreptul comenzii (situat in partea dreapta a ecranului pe linia comenzii).

Se va deschide o fereastra cu 5 tab-uri care sunt deja completate cu date default. Pe masura ce le parcurgeti prin butonul Next puteti face modificari (daca este cazul):

Tab 1: Courier 

Tab 2: Recipient

Tab 3: Content

Tab 4: Billing - aici trebuie sa va asigurati ca aveti bifata optiunea Create invoice

Tab 5: Observation

Click pe butonul Create shipment pentru a salva atat AWB-ul cat si factura.

Odata salvate, se activeaza butonul Print documents. 

• Generare multipla de facturi - BULK 

Pentru a genera mai multe facturi in acelasi timp (BULK) independent de AWB trebuie sa urmati pasii de mai jos:

1. Selecteaza comenzile dorite

2. Click pe sageata din dreptul butonului Create documents (dreapta sus)

3. Click pe Create invoices 

4. Parcurge optiunile dorite si bifeaza-le

5. Click pe Generate invoices

Dupa salvare se activeaza butonul Print invoices. 

• Generare multipla de facturi simultan cu AWB-uri - BULK

Pentru a genera mai multe facturi simultan cu AWB-uri trebuie sa urmati pasii de mai jos:

1. Selecteaza comenzile dorite 

2. Click pe butonul Create documents

3. Se deschide o fereastra cu 4 tab-uri pe care trebuie sa le parcurgeti prin butonul Next si care sunt precompletate default. Acestea se pot modifica pe parcurs. Important de retinut este ca la pasul 3: Billing trebuie sa va asigurati ca aveti bifata optiunea Create invoice.

4. Click pe butonul Create documents

Dupa salvare se activeaza butonul Print documents.

In functie de organizarea documentelor emise ai 3 optiuni de generare automata a facturii:

• Generare factura pentru comanda noua

Prin aceasta optiune factura se genereaza instant in momentul in care este plasata o comanda noua in Shopify. Setari necesare pentru activarea acestei optiuni:

1. Acceseaza xConnector > Profile > Preferences > Automation

2. Selecteaza Default billing connector 

3. Bifeaza Create invoice 

4. Save

• Generare factura la incasare ramburs (pe baza de Import de borderou)

Odata ce se importa borderoul cu rambursuri primit de la curier se va crea automat factura.

Setari necesare pentru activarea acestei optiuni:

1. Acceseaza xConnector > Profile > Tools > Import your confirmation files

2. Bifeaza optiunea Create invoice 

3. Importa borderoul: Verifica aici cum functioneaza importul borderourilor: Cash reimbursement import 

Daca doresti sa se trimita pe email factura clientului in momentul generarii acesteia:

4. Bifeaza tot aici si optiunea Send invoice notification (functioneaza doar prin serviciul de facturare care are aceasta feature nu si prin Shopify)

Verifica aici cum functioneaza trimiterea automata a facturii pe email: Send automatically the invoice download link 

• Generare factura cand coletul este livrat (pe baza de Tracking)

Aceasta optiune permite generarea automata a facturii in momentul in care statusul livrarii se modifica in Delivered. Statusul livrarii se modifica atunci cand se activeaza in xConnector modulul de Tracking. 

Informatia se preia din API-ul curierului iar actualizarea status-ului se face de 4 ori pe zi. 

Setarile necesare pentru activarea acestei optiuni:

1. Acceseaza xConnector > Profile > Preferences > Tracking 

2. Bifeaza Enable tracking

3. Bifeaza Update Shopify fulfillment status

4. Bifeaza Create invoice on shipment delivered

Daca doresti sa se trimita pe email factura clientului in momentul generarii acesteia: 

5. Acceseaza xConnector > Profile > Preferences > Default values 

6. Bifeaza optiunea Send invoice by email (functioneaza doar prin serviciul de facturare care are aceasta feature nu si prin Shopify)

Pentru setarile necesare trimiterii facturii pe e-mail, acceseaza linkul de aici:

 Send automatically the invoice download link 

De retinut este faptul ca o factura se trimite automat pe e-mail doar cand se genereaza si awb-ul in acelasi timp sau daca factura se genereaza inainte de awb.

Trigger-ul este generarea awb-ului prin care Shopify modifica statusul comenzii in Fulfilled si mai apoi trimite e-mailul Shipping confirmation care contine datele despre tracking (nr awb) si tot aici va fi inclus si link de download factura.
Daca la momentul generarii awb-ului nu exista o factura emisa atunci e-mailul Shipping confirmation nu va putea contine link de download factura.

Vezi aici care sunt serviciile de facturare disponibile in xConnector

Feel free to contact us if you need any further information:

Chat: click on the blue chat icon (bottom-right)

E-mail: support@xconnector.app

Phone: +4 0373 747 991