BlackFriday - una dintre cele mai asteptate perioade din eCommerce!

Derulezi campanii de marketing, volumul de comenzi creste considerabil, dar apar si impedimente ori incarcare operationala.

Ca sa elimini procesele consumatoare de timp, am cumulat mai jos unele dintre cele mai frecvente provocari din activitatea zilnica a unui magazin online dar si solutiile pentru fiecare.

Metodele de livrare oferite pe site

Clientii prefera din ce ce in ce mai mult metoda de ridicare de la locker care ofera flexibilitate: nu sunt conditionati de sosirea unui curier intr-un timp limitat. In perioada de Black Friday se plaseaza mai multe comenzi decat de obicei, iar clientii nu sunt mereu disponibili in intervalul orar al curierilor. Altfel, sunt nevoiti sa refuze coletele daca livrarea se face intr-un moment nepotrivit. Ca sa nu risti sa pierzi comenzi - ofera si metoda de livrare la locker.

Solutie: Instaleaza harta cu lockere pe site
https://xconnector.freshdesk.com/support/solutions/articles/103000015872-collect-points-lockers

-> Harta e afisata in Thank you page daca ai orice abonament Shopify.
-> Harta e afisata in Checkout page daca ai abonament Shopify Plus. 

Metoda de generare documente

Ca sa procesezi rapid, activeaza generarea facturii impreuna cu AWB-ul si foloseste generarea BULK. Selectezi comenzile si generezi ambele documente simultan pentru toate comenzile selectate. 

Solutie: seteaza crearea facturii impreuna cu AWB-ul si foloseste generarea BULK
https://xconnector.freshdesk.com/support/solutions/articles/103000011210-create-bulk-shipping-labels

Bifeaza aceasta optiune ca sa se salveze automat gruparea de comenzi BULK:
xConnector → Profile → Automation → Auto add orders to a picking list

Validarea adresei si completarea automata a codului postal

Daca clientii nu completeaza corect sau complet adresa, nu vei putea genera AWB sau risti sa se genereze cu date gresite. Cautarea manuala a adresei si a codului postal consuma mult timp, deci mai bine automatizezi acest pas. 

Solutie: xConnector → Profile → Preferences → Address validation → bifeaza
Address validation si Fill in missing zip code

Trimite factura pe email automat

Legislatia din Romania nu obliga printarea facturii. O poti trimite pe email impreuna cu AWB-ul emis sau doar factura. 

Exista doua metode:
– daca generezi AWB + factura: Shopify trimite automat email cu numar de tracking si link de descarcare factura
– daca generezi doar factura: serviciul de facturare trimite automat email cu factura

Solutie: alege una dintre metode si seteaza trimiterea facturii pe email in functie de optiunea aleasa

https://xconnector.freshdesk.com/support/solutions/articles/103000015994-send-automatically-the-invoice-on-the-e-mail

Preluarea datelor pe factura

Sunt situatii cand trebuie sa faci verificari ale facturii insa ca sa identifici si comanda trebuie sa cauti numele clientului in Shopify. Pentru identificare rapida la contabilitate sau in procesarea comenzilor, se pot adauga pe factura numarul comenzii si metoda de plata ca sa nu mai fie necesar pasul de cautare in Shopify sau xConnector. 

Solutie: xConnector → Profile → Preferences → Content helpers → bifeaza
Add order name to invoice description si Add payment method to invoice description

Urmarirea expedierilor (de catre client)

Unii clienti sunt nerabdatori si vor sa stie in ce stadiu este livrarea; odata cu volumul crescut, cresc si solicitarile. Dar sigur nu doresti sa verifici tu asta pentru fiecare client in parte.

Solutie: trimite automat numarul de tracking pe email (notificarea Shopify „Comanda ta e in curs de livrare” include linkul catre curier pentru tracking).

Urmarirea expedierilor (de catre responsabilul de colete)

Chiar si tu ai nevoie de vizibilitate asupra statusului livrarilor ca sa urmaresti parcursul coletelor. 

Solutie: activeaza modulul de tracking care actualizeaza statusul atat in Shopify, cat si in xConnector
https://xconnector.freshdesk.com/support/solutions/articles/103000249578-tracking

Urmarirea platilor ramburs

La un volum mare de vanzari, verificarile de incasari ramburs nu se pot face manual pentru fiecare colet. Ar consuma mult prea mult timp ca sa verifici individual fiecare incasare ramburs si sa o marchezi in Shopify si platforma de facturare. 

Solutie: importa borderoul cu incasari ramburs de la curier
https://xconnector.freshdesk.com/support/solutions/articles/103000015871-import-cash-confirmation-files

Colete refuzate

Daca un colet se intoarce ca refuzat, comanda trebuie anulata, produsul (daca este OK) repus in stoc, iar factura stornata.

Solutie: prin scanarea AWB-ului se automatizeaza: comanda se anuleaza, factura se storneaza, produsul se repune (sau nu) in stoc (se bifeaza optiunea la momentul anularii).
De mentionat: unii curieri (ex. Fan Courier) genereaza alta eticheta la retur si nu e recunoscuta la scanare; pentru restul este OK.

https://xconnector.freshdesk.com/support/solutions/articles/103000282361-rejected-parcels-cancel-the-order-and-the-invoice

Clientul nu e gasit la adresa sau a refuzat

Curierii sunt presati de timp in perioada aglomerata; daca clientul nu raspunde, coletul poate fi marcat rapid ca refuzat/client negasit. Unii curieri pot trimite automat email magazinului. Astfel, tu poti contacta rapid clientul si daca accepta totusi livrarea anunti curierul din zona pentru re-livrare rapida.

Solutie: bifeaza optiunile de notificare pe email (daca sunt disponibile la curier)
xConnector → Profile → Preferences → Tracking → bifeaza
Email notification on shipment rejected
Email notification on customer not found at the address

Preluarea cat mai rapida si corecta a produselor pentru impachetare

Volumul mare de colete de pregatit trebuie sa fie procesat cat mai repede, usor si fara erori. Poate ai suplimentat personalul iar noii colegi nu sunt inca familiarizati cu depozitul si pozitia la raft. Ori poate responsabilii de colete, se grabesc iar pe fondul oboselii pot aparea si greseli in preluarea produselor.

Solutie: foloseste aplicatia mobila xConnector – scanezi AWB-urile sau Picking list-urile si vezi poza produselor, pozitia la raft, cantitati; optional scanezi produsele preluate sau le marchezi ca preluate

https://xconnector.freshdesk.com/support/solutions/articles/103000011210-create-bulk-shipping-labels

Generarea facturilor pentru Persoane Juridice

Nu este timp sa cauti manual datele firmei. Colecteaza CUI-ul in checkout si genereaza automat factura pe PJ.

Solutie: in Shopify activeaua campul Company name iar in xConnector activeaza cautarea companiei:

xConnector → Profile → Preferences → Content helpers → enable Search for company details
xConnector → Profile → Preferences → Default values → Use the billing address for invoice
xConnector → Profile → Preferences → Default values → Don’t create invoice if company not … (bifeaza conform politicii tale)

Adresele din Bucuresti nu se importa in SPV fara sector

xConnector poate completa automat sectorul pentru adresele din Bucuresti, eliminand corectarile manuale.

Solutie:
xConnector → Profile → Preferences → Address validation → Fill in missing zip code
xConnector → Profile → Connected services → click pe Serviciul de facturare → Invoice preferences → Save client

Comenzi duplicat

Sedusi de multe oferte si promotii, clientii pot plasa accidental mai multe comenzi. Se intampla sa plaseze mai multe comenzi pe acelasi site, sau sa comande acelasi produs de doua ori. Risti sa trimiti aceluiasi client o comanda de mai multe ori insa ei vor accepta una singura - restul le vei primi inapoi. Asta inseamna pentru tine costuri de livrare si operationale. Poti elimina aceste cazuri foarte simplu.

Solutie: pune tag automat pe comenzile primite in ultimele 24h si in ultimele 3 zile (include weekendul). Inainte de procesare, verifica tag-ul: daca observi comenzi duplicat de la acelasi client, valideaza telefonic si anuleaza una; daca sunt doua produse in doua comenzi, combina in una si anuleaza a doua.

Importa flow-ul atasat (il poti duplica si la 3 zile); acum este setat pe 1 zi

https://xconnector.freshdesk.com/support/solutions/articles/103000310659-tag-orders-if-customer-placed-more-than-1-order-in-the-last-24h

Schimb de produse (SWAP)

De Black Friday clientii pot plasa comenzi si din impuls, implicit pe graba pot comanda produse nepotrivite. Incurajeaza schimbul in locul returului.

Solutie: daca clientii doresc schimb de produs, genereaza AWB-uri cu serviciul de schimb de produse (curierul livreaza produsul 2 si preia produsul 1)
https://xconnector.freshdesk.com/support/solutions/articles/103000363058-how-to-process-a-product-swap

Cereri de retur

Odata cu cresterea vanzarilor, creste si rata de retur. 

Nu prelua cererile pe WhatsApp/email/telefon pentru fiecare client. Foloseste modulul de retur pentru centralizare si automatizare.

Solutie: foloseste modulul de Return Management – clientii introduc datele, tu doar aprobi/respingi si generezi AWB de retur
https://xconnector.freshdesk.com/support/solutions/articles/103000231115-return-management-tool

Clienti nedoriti

Daca ai o lista de clienti nedoriti, marcheaza-i si gestioneaza automat comenzile lor (adaugi manual tag pe client nedorit → se pune tag automat pe comenzi; optional anulare automata). Identificarea se face dupa email sau telefon; daca folosesc alte date, nu pot fi recunoscuti.

Solutie: importa flow-ul si personalizeaza-l cu regulile dorite
https://xconnector.freshdesk.com/support/solutions/articles/103000354191-blacklist-customer-tag-an-order-or-automatically-cancel-the-order

Automatizari prin FLOW

Shopify a pus la dispozitie acest tool foarte cool - FLOW. Prin care puteti pune conditii si reguli diverse. xConnector a intuit importanta acestui modul si a adaugat deasemenea o serie de actiuni prin care puteti automatiza procesele.

Mai jos sunt cateva idei si surse gata de folosit ori pentru inspiratie.
https://xconnector.freshdesk.com/support/solutions/folders/103000633180

Alte recomandari utile

– intocmeste proceduri clare pentru situatiile consumatoare de timp si instruieste responsabilii de procesare comenzi
– daca ai un singur curier integrat, ia in considerare unul/mai multi de backup
– proceseaza prioritar comenzile cu atentie speciala: PJ, tag comenzi multiple, tag blacklist etc.
– dupa implementarea setarilor de mai sus, testeaza ca totul sa fie configurat corect

Abonamente xConnector

Daca nu regasesti situatiile cu care te confrunti in perioadele aglomerate, hai pe grupul xConnector de pe Facebook sa le discutam!
https://www.facebook.com/groups/xconnector/

➡️ Feel free to contact us if you need any further information:

Chat: click on the blue chat icon (bottom-right)

E-mail: support@xconnector.app

Phone: +4 0373 747 991

➡️ Follow us on social media:
Facebook
Facebook group

Instagram

Tik Tok