Acest ghid explică pașii pentru configurarea sistemelor (SmartBill / Oblio, xConnector, Shopify) și emiterea facturilor în contextul majorării cotei standard de TVA la 21% începând cu 1 august 2025.

Principiul Legal Fundamental: Cota de TVA aplicabilă este cea în vigoare la data livrării efective a bunurilor ("faptul generator"), indiferent de data la care s-a plasat comanda. Factura fiscală trebuie să reflecte această regulă.

1. Configurare (De făcut în dimineața zilei de 1 August)

• SmartBill / Oblio:

  • Asigurați-vă că lista de cote de TVA este actualizată. Accesați secțiunea "Configurare > Cote TVA".

  • Adăugați manual noua cotă de 21% daca nu exista deja, verificati si adaugati cota de 19% dacă aceasta a fost inlocuita automat cu 21% 

• xConnector:

  • După ce ați adăugat cota de 21% în SmartBill / Oblio, apăsați butonul de "Test connection" în xConnector pentru a sincroniza noile valori.

  • Verificați ca setările de preferințe (seria de factură, gestiunea stoc etc.) să fie corecte, inclusiv in tab-ul de Warehouse preferences, pentru ca ele se vor reseta la apasarea butonului “Test connection”.

  • Apăsați "Save" pentru a salva modificările.

2. Emitere Facturi (Regula bazată pe DATA LIVRĂRII)

Pentru a emite corect facturile, trebuie să împărțiți comenzile plasate înainte de 1 august în două categorii clare:

CAZUL A: Comenzi din Iulie CU LIVRARE în Iulie

Acestea sunt comenzi plasate ȘI livrate (predate la curier) până la data de 31 iulie, ora 23:59.

• Regulă: Pentru aceste comenzi, chiar dacă emiteți factura pe 1, 2 sau 3 august, sunteți obligat legal să folosiți cota veche de TVA 19%.

• În practică: La emiterea facturii din Shopify/xConnector, cota de TVA va fi in Shopify 19% pentru aceste comenzi.

CAZUL B: Comenzi din Iulie CU LIVRARE pe sau după 1 August

Acestea sunt comenzi plasate pe 30 sau 31 iulie, dar a căror livrare (predare la curier) are loc pe 1 august sau mai târziu.

• Regulă: Pentru aceste comenzi, faptul generator are loc sub noua legislație, deci sunteți obligat legal să folosiți noua cotă de TVA 21%, chiar dacă în Shopify comanda a fost înregistrată cu 19%.

• Soluție tehnică în xConnector: Pentru a forța aplicarea cotei corecte de 21% pe factură, puteți folosi opțiunea "Force VAT payer". Activați această opțiune și asigurați-vă că ați selectat cota de 21% în ecranul de configurare SmartBill / Oblio din xConnector. Astfel, factura se va genera corect, suprascriind valoarea de 19% preluată din Shopify.

• Acțiune ulterioară: După ce Shopify va face modificările necesare și noile comenzi vor fi înregistrate direct cu 21%, trebuie să dezactivați opțiunea "Force VAT payer". Concomitent, verificați că secțiunea de taxe este corect configurată în Shopify (setările pentru "Collect taxes" și "One-Stop Shop - OSS", dacă este cazul).

Notă importantă:

• În cazul în care emiteți facturi în bulk, pentru comenzile care au fost deja procesate (fulfilled), nu uitați să selectați checkbox-ul "Include already fulfilled order lines", altfel pe factură va fi adăugat doar costul transportului.