SmartBill

Cum conectezi serviciul de facturare SmartBill in xConnector?

1. Acceseaza xConnector - Profile - Connected services - Connect a new service - Invoices - Connect an invoice service - selecteaza SmartBill

2. Completeaza datele din cele 3 tab-uri (Account settings, Invoice preferences, Warehouse preferences)

Account settings

*Campurile marcate cu rosu sunt obligatoriu de completat

Username: completeaza cu acelasi username cu care te loghezi in platforma SmartBill

Password: completeaza cu aceeasi parola cu care te loghezi in platforma SmartBill

API Token: completeaza cu API token-ul preluat din platforma SmartBill. 

Tokenul se gaseste in contul de SmartBill Facturare/Gestiune> sectiunea Contul Meu > Integrari, in partea de jos a paginii, in zona dedicata API.

Service name: completeaza denumirea serviciului de facturare care doresti sa fie afisat in xConnector

Connect: click pe butonul Connect ca sa descarci configuratia din platforma SmartBill

Save: salveaza datele introduse mai sus.

Daca primesti mesajul Connection successful inseamna ca te-ai conectat la API-ul SmartBill. 

Daca primesti mesajul Connection denied inseamna ca nu ai introdus corect credentialele sau userul tau nu este activat in API. 

• Verifica din nou datele introduse, asigura-te ca nu ai copiat si spatii goale cand ai folosit comanda Copy-Paste. 

• Verifica daca ai acces in API - ia legatura persoana de contact de la SmartBill.

Invoice preferences

Company name - selecteaza firma pe care doresti sa o folosesti pentru facturare

Company CIF - completeaza CUI-ul firmei

Invoice series - selecteaza seria de factura pe care doresti sa o folosesti pentru facturare. Seria facturii se salveaza in platforma SmartBill iar in xConnector va fi afisata lista cu toate seriile salvate in platforma lor.

Measure units - selecteaza unitatea de masura. In cazul in care aveti produse cu unitati de masura diferite, xConnector poate prelua unitatea de masura din gestiunea definita in SmartBill pe baza codului unic (SKU) daca aveti activata descarcarea de gestiune. Pentru descarcare de gestiune vezi setarile de aici, punctul 1.

VAT - selecteaza cota TVA care doresti sa se aplice cand generezi factura. In cazul in care aveti produse care au cote de TVA diferite, urmati setarile de aici

VAT payer - selecteaza Yes daca firma este platitoare de TVA

Force VAT payer - selecteaza Yes daca doresti sa suprascrii cota TVA din Shopify. Se foloseste cand comanda a intrat inainte de a face setarile complete de TVA iar Shopify nu are informatiile de TVA pe produs

Pay VAT on invoice payment - selecteaza  Yes daca platesti TVA la incasare

Currency - selecteaza moneda pe care doresti sa o folosesti pentru facturare

Country code - selecteaza Automatic daca doresti ca factura sa se genereze in limba tarii din care este plasata comanda. Selecteaza RO daca doresti ca factura sa se genereze in limba romana. Selecteaza EN daca doresti ca factura sa se genereze in limba engleza etc.

Due days - completeaza cu numarul de zile scadent 

Save product to database - selecteaza  Yes daca doresti ca produsul si numele clientului sa fie salvate in platforma SmartBill

Shipment product code - Completeaza cu un cod sku aferent serviciului de transport. Ex: SKU- Livrare

Use variant title - selecteaza Yes  daca doresti sa se preia pe factura, langa denumirea produsului, si varianta acestuia

Product code type - Selecteaza ce tip de cod folosesti pentru gestiunea produselor 

Save - salveaza datele introduse mai sus.

If you want the product code to appear on the invoice, follow these steps: SmartBill -> Configuration->General Preferences->check 'Display product code on documents' ("Afișează cod produs pe documente")

Warehouse preferences 

Use warehouse - selecteaza Yes daca doresti sa scazi produsul din gestiune si/sau sa faci sincronizare de stocuri cand se genereaza factura (pentru descarcare de gestiune vezi setarile de aici, punctul 1)

Warehouse name - selecteza gestiunea definita in SmartBill

Sync warehouse stock - Selecteaza daca doresti sa se faca sincronizarea de stocuri cand se genereaza factura (pentru sincronizare de stocuri vezi setarile de aici, punctul 2)

Product name - Selecteaza care este denumirea produsului care doresti sa apara pe factura (functioneaza doar in cazul in care ai activat modulul de gestiune si ai definit cod SKU in Shopify si cod produs in SmartBill pentru produs, unde SKU trebuie sa fie acelasi cu cod produs)

Exclude product tags - completeaza cu tag-ul adaugat in Shopify pentru exclude din sincronizarea stocurilor un anumit produs

Save - salveaza datele introduse mai sus.

Preluarea datelor pe factura (update 29.01.2026)

Preluarea variantei de produs pe factura depinde de doua setari din xConnector:

1. Send product description
   xConnector → Profile → Connected services → Invoice preferences → Send product description

2. Product name
   xConnector → Profile → Connected services → Warehouse preferences → Product name

1. Send product description

1.a. Send product description = YES

(varianta produsului se salveaza in campul Descriere produs din SmartBill)

Pe factura:

• se preia numele produsului conform setarii Product name

• varianta produsului se preia separat pe o linie sub denumirea produsului si se salveaza in SmartBill in campul Descriere produs.

Exemplu:            

Denumirea din gestiune + varianta produs          Denumirea din Shopify + varianta produs

 1.b. Send product description = NO

(varianta produsului NU se salveaza in campul Descriere produs)

Pe factura:

• se preia doar numele produsului conform setarii Product name

• varianta produsului NU mai apare pe linie separata

Daca Product name = Denumire produs din Gestiune

→ se foloseste exact denumirea din gestiunea SmartBill
→ varianta din Shopify NU se mai adauga pe o linie separata

Daca Product name = Denumire produs din Shopify

→ se foloseste titlul produsului din Shopify, care contine deja varianta

→ varianta din Shopify NU se mai adauga pe o linie separata

Exemplu:            

Denumirea din gestiune                                       Denumirea din Shopify 

2. Product name

2.a. Product name = Denumire produs din Gestiune

Pe factura se preia denumirea produsului din gestiunea SmartBill.

⚠️ Aceasta optiune functioneaza doar daca este activata functia Use warehouse.
Daca Use warehouse NU este activata produsul nu poate fi identificat in SmartBill iar pe factura se va prelua automat denumirea din Shopify.

Exemplu:
Blue T- Shirt  

2.b. Product name = Denumire produs din Shopify

Pe factura se preia denumirea produsului din Shopify, care contine in titlu si varianta produsului.

Exemplu:
T-Shirt Unisex Blue – 100% cotton – XS

Articole utile

• How to configure VAT Settings in Shopify? 

• How to generate the invoice?

• How to send the invoice by email?

• How to automatically mark payments in Shopify and the invoice platform?

• How to cancel/ revert an invoice?

• How to automatically cancel an invoice for a rejected parcel?

• How to stock discharge and stock sync?
  
  

• How to add useful informations on the invoice?

- xConnector - Profile - Preferences - Content helpers - Add order name to invoice description

- xConnector - Profile - Preferences - Content helpers - Add payment method to invoice description

Feel free to contact us if you need any further information:

Chat: click on the blue chat icon (bottom-right)

E-mail: support@xconnector.app

Phone: +4 0373 747 991